April 16

Zwangsdigitalisierung oder Moderation von Webmeetings – Best Practice

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Zu der aktuellen „Zwangsdigitalisierung“ unseres beruflichen Alltags gehört auch das Ersetzen von persönlichem Treffen in kleineren oder größeren Teams durch Webmeetings. Für Viele sind Web-Meetings noch ziemlich ungewohnt.

Daher möchte ich in diesem kurzen Artikel einige Tipps und Tricks aus dem Nähkästchen eines Webmeeting-Moderators zusammenfassen. Sie haben sich in zahlreichen Projekten in der Kommunikation mit virtuellen Teams bewährt und können und sollen natürlich jederzeit durch eigene gelernte Lektionen aus den Feedbacks ergänzt werden.

Zielgruppe und Meetings-Ziele

Genauso wie im „analogen“ Leben ist Web-Meeting nicht gleich Web-Meeting.

Es ist ein Unterschied, ob ich eine Beschluss-Besprechung, Entscheidungs- oder Ideenfindung, Gruppen-Planung bzw. Workshop, Statusbesprechung, oder das agile Daily Standup „digitalisieren“ möchte. Heute gibt es für alle diese Zielsetzungen haufenweise passende Web-Tools – für Webmeetings, Webinare, Kanban-Tools für Collaboration, White Boards für Ideenfindung… Wichtig bei allem ist es, dass man bei dieser „digitalen Reise“ das ganze Team so mitnimmt, dass sich jeder wohlfühlt und entsprechend performen kann.

Im Folgenden nehmen wir an, dass es um ein einfaches Informationsweitergabe-Meeting geht.

Soziale Komponente beachten

Bei Webmeetings ist nicht nur der Informationsaustausch wichtig, sondern auch die soziale Komponente. Egal welche wichtige Information vermittelt werden soll, das Zwischenmenschliche muss auch berücksichtigt werden.

Dazu gehört Folgendes:

  • Immer visualisieren was gerade passiert
  • Den Teilnehmern Raum zur Kommunikation „Small Talk“ untereinander bieten
  • Die Kamera- und Mikrofon-Nutzung vereinbaren. Bei schlechter Internetverbindung ist es hilfreich, die Kameras nur bei aktiver Wortmeldung oder bei einer Abstimmung und in den Pausen einzuschalten. Es macht keinen Sinn, bei einer Folienpräsentation alle Teilnehmer-Kameras anzulassen und dabei vielleicht die Übertragungsqualität zu überlasten.
  • Die Chat-Nutzung regulieren: Regeln für Fragen zum Inhalt, zum Verlauf der Präsentationen aber auch für die Kommunikation untereinander vereinbaren
  • Auf die Aufnahmefunktion uns deren Nutzung hinweisen
  • Immer Feedback einfordern und stetig daraus lernen, was gerade für meine Audienz und mein Team wichtig ist…

Bei regelmäßigen Team-Meetings hat sich bewährt, für das Meeting zwei Startzeiten anzugeben: die erste Startzeit bedeutet den Start der Übertragung, die zweite Startzeit den Anfang des Meetings. Dazwischen hat das Team definiert eine Möglichkeit zum sozialen Small Talk. 

Bewährtes Vorgehen

Bei Webmeetings mit größerer Teilnehmeranzahl hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

  • Der Moderator (m/w) muss auf jeden Fall vor dem Meeting, während des Meetings und nach dem Meeting für „Notfälle“ telefonisch oder per E-Mail 
    oder per Chat auf einem anderen Kanal als das Webmeeting erreichbar sein.
  • Es empfiehlt sich, je nach eingesetzter Webmeeting-Software – immer einen zusätzlichen Bildschirm zu verwenden, in dem man den Chat einsehen kann, auch wenn eine Präsentation läuft.
  • Der Moderator startet das Webmeeting min. 15 Minuten vorab und legt eine „Willkommen“ – Folie auf. z.B. wie Folie 1.
Folie1: Vor dem Webmeeting
  • Bei Webmeetings mit weniger Teilnehmern können die „Spielregeln“ auch am Anfang des Meetings vereinbart werden.
  • Mit dem Anfang des Webmeetings wird die Agenda vorgestellt. Die Folie mit der Agenda wird immer auch zwischendurch aufgelegt, damit sich die Teilnehmer jederzeit im Ablauf orientieren können
Folie 2: Agenda – immer wieder auflegen
 
  • Pausen werden ebenfalls konkret mit Folien angezeigt: sowohl die Dauer als auch die dafür geltenden Regeln
Folie 3: Kaffeepause – Dauer und Regeln
Folie 3: Mittagspause – oder andere Pausen – Dauer und Regeln
  • Je nach verwendeter Webmeeting Software, ist es hilfreich, Regeln für „Hand Heben“ von Teilnehmern zu vereinbaren, wenn Zwischenfragen erlaubt sein sollen. Manche Software-Tools haben dafür eine Funktion, mit der die Teilnehmer anzeigen können, ob es schneller oder langsamer gehen soll, oder sich durch eine „Hand Heben“ Funktion melden können (z.B. GoToWebinar oder Zoom haben sie). Wenn diese Funktionen von der verwendeten Software nicht angeboten werden (z.B. Webmeeting hat sie nicht) dann können diese Regeln durch Hand-Heben in die Kamera oder durch entsprechende Meldungen im Chat vereinbart werden. 

Eine Funktion „Hand Heben“ bzw. die  Meldung „ich will was sagen“ könnte z.B. im Chat durch ein doppeltes Ausrufezeichen „!!“ vereinbart werden.

Dann empfiehlt sich allerdings auf jeden Fall, dass ein Hilfsmoderator den Chat fortlaufend im Auge behält und diese Meldungen entsprechend „bedient“.

Entsprechend sollten auch Regeln für Zustimmung oder Ablehnung vereinbart werden (z.B. Daumen hoch, Daumen runter (in die Kamera oder als Emoji in den Chat). 

Am Ende des Webmeetings nicht vergessen, Feedback einzufordern. Zusätzlich zu einer vorbereiteten Folie den Link zum Feedbackformular in den Chat stellen. 
Es empfiehlt sich, auf das Feedback noch mal in einer Follow-Up Mail hinzuweisen:
„Vielen Dank für die Teilnahme an unserem Webmeeting und bitte nicht vergessen, uns Feedback zu geben…“
Manche Web-Meeting Tools haben diese Funktionalität eingebaut, bei manchen muss man den Ablauf manuell und mit externen Feedback-Tools unterstützen. Auch hierfür gibt es inzwischen viele (kostenpflichtige und kostenlose) Anbieter. Ein einfaches kostenloses Google Doc Umfrage-Formular tut es auch.

Folie 4: Feedback einfordern

Übrigens: bis auf die Agenda können alle Folien als Orientierung immer wieder verwendet werden und können dadurch außerdem auch noch einen gewissen Wiedererkennungswert und „Erziehungscharakter“ haben.

Viel Spaß und guten Erfolg bei der Moderation von spannenden und gern besuchten Webmeetings!


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