Aktualisierung Dezember 2023
Dieser Artikel ist für die Kandidaten (m/w) geschrieben, die sich als Projektmanager nach dem ICB4-Standard Level C oder B zertifizieren lassen wollen und enthält meine persönlichen Empfehlungen.
(Wenn sich jemand wundern sollte, warum ich diesen Artikel wieder auf meiner Website veröffentliche, bitte den Blog-Artikel zu der ersten Veröffentlichung lesen (hier!) )
Problemlösung bei ICB4 Reports
Für die Berichte (nachfolgend wie in den Zertifizierungs-Unterlagen „Reports“ genannt), die für eine IPMA/GPM-Zertifizierung der Projektmanager abgegeben werden müssen, galten bis Ende 2023 nach dem neuen Standard ICB4 die sogenannten Bloom-Stufen der Kompetenzdarstellung.
Benjamin Bloom ist vor allem bei den Pädagogen bekannt, die seine 6-Stufige Taxonomie im kognitiven Lernbereich (Wissen und intellektuelle Fähigkeiten) anwenden. Bloom hatte für die Lernziele auch eine affektive und eine psychomotorische Taxonomie erstellt. Das IPMA/GPM ICB4 Projektteam hatte aus dieser Taxonomie den kognitiven Teil aufgegriffen, um die notwendigen Kompetenzen bezüglich der einzelnen KCIs (Key Competence Indicators) zu definieren.
Leider tun sich auch die wirklich erfahrenen Projektmanager schwer, ihre Kompetenzen in ihrem Bericht nach dieser Taxonomie darzustellen. Wenn man sieht, dass die Projektmanager zum großen Teil Ingenieure, IT-Leute oder Betriebsfachleute sind (also keine Pädagogen), ist es auch nicht weiter überraschend. Nun ist aber der Bericht ein Pflicht-Teil für die Zertifizierung und muss unbedingt bestanden sein, damit die Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen werden kann. Also muss man durch. Das war gleichermaßen frustrierend sowohl für die Zertifikanten als auch für die Assessoren.
Als Assessorin habe ich viele Berichte nach ICB4 bewerten und leider abweisen müssen. Diese Erfahrungen habe ich unter anderem in das Projekt „Weiterentwicklung der ICB4“ reingebracht. Dort haben wir nach vielen Diskussionen ein vereinfachtes Model verabschiedet: aus 6 Bloom-Stufen wurden 3 Kompetenz-Stufen:
- Wissen vorhanden (verstehen)
- Fertigkeiten vorhanden (handeln)
- Fähigkeiten vorhanden (gestalten)
Ab 2024 werden also alle Kompetenzen während der Zertifizierung nach diesen „neuen“ Kompetenzstufen beurteilt.
In diesem Blog versuche ich einige Tipps zum Schreiben dieser Reports abzugeben (ohne „klugscheißen“ zu wollen), mit der Hoffnung, dass wir alle den „Report-Kampf“ künftig besser bewältigen.
Nachfolgend also meine persönlichen Empfehlungen an die Zertifikanten:
1. Empfehlung zum Schreibstil:
Der Bericht für die Zertifizierung (Level C oder Level B) ist keine wissenschaftliche Arbeit, sondern soll IHRE Kompetenzen beschreiben. Verwenden Sie daher keine in der Fachliteratur empfohlene Formulierungen in dritter Person, wie „nach der Risiko-Analyse wurden Maßnahmen definiert“oder „man hatte die Entscheidung getroffen“. Schreiben Sie lieber„nach der Risikoanalyse habe ich mit dem Kernteam folgende Maßnahmen definiert“ oder „auf Basis der Daten habe ich folgende Entscheidung getroffen“ oder „ich habe die Entscheidungsvorlage für den Lenkungsausschuss erstellt und die Entscheidung durchgesetzt“.
Die Assessoren müssen IHRE Kompetenzen erkennen! Beschreiben Sie daher, was SIE als Projektleiter getan und entschieden haben!
2. Empfehlung zur Anzahl der beschriebenen Indikatoren (KCI):
Klar, Sie wollen nicht zu viel Arbeit investieren und mit möglich wenig Aufwand Ihre Kompetenzen ausreichend darstellen. Bedenken Sie jedoch, dass sie mindestens 10 von den bearbeiteten 20 Kompetenzelementen (Competence Element, CE) für Level C bzw. 11 von 22 für Level B bestehen müssen. Ein CE ist bestanden, wenn mindestens die Hälfte seiner KCIs bestanden ist. Diese „Hälfte“ wird aber aufgerundet: wenn also ein CE 5 KCI hat, müssen mindestens 3 KCI bestanden sein, damit der CE anerkannt wird. Wenn Sie z.B. für ein CE mit 5 KCIs nur 2 KCIs beschreiben, war die ganze Arbeit umsonst, weil Sie keine Chance hatten zu bestehen. Wenn Sie es wirklich schaffen, die minimale Auswahl an KCIs (hier also als Beispiel 3 von 5) überzeugend darzustellen, freuen sich auch die Assessoren. Wenn allerdings ein einziger KCI nicht überzeugend beschrieben ist, ist das ganze CE nicht bestanden! Beschreiben Sie daher lieber immer einen KCI mehr als notwendig.
3. Empfehlung zum Inhalt:
Aus dem Namen des KCI ist vielleicht nicht immer klar, welche Maßnahmen genau der Zertifikant beschreiben sollte, um belastbare Evidenz zu seiner Kompetenz nachzuweisen. Es ist hilfreich, hier das ICB4 Handbuch aufzuschlagen: bei jedem KCI ist eine Liste mit Maßnahmen bzw. Messgrößen aufgeführt, die von den Assessoren zur Beurteilung der Evidenz für den jeweiligen KCI herangezogen werden.
Beispiel bei dem KCI 4.5.10.6: Planung und Steuerung: „Eine Phase oder das Projekt abschließen und evaluieren“ sind im ICB4 Handbuch folgende Messgrößen aufgelistet:
- Organisiert den Prozess des Phasen- oder des Projektabschlusses
- Organisiert und moderiert einen Projektphasen- oder Projektabschluss-Workshop
- Moderiert die Projektevaluierung
- Erstellt einen Lessons Learned Bericht über die Projektphase oder das Projekt
Diese Liste kann der Zertifikant als eine Art Checkliste für seinen Bericht verwenden, um seine Kompetenzen mit konkreten Beispielen aus seinem Projekt aussagefähig zu beschreiben.
4. Empfehlung zur Struktur:
Die Kandidaten für Level C-Zertifizierung haben es gut. Wenn Sie die in der Anleitung empfohlene Strukturierung befolgen und in erster Person schreiben, haben sie (fast) automatisch die Kompetenzstufe 2 (das heißt ihr Handeln) beschrieben und daher mit großer Wahrscheinlichkeit den Report bestanden.
Die PM-ZERT Anleitung Z01C sagt: die Kompetenz-Indikatoren entweder nach der STAR Methodezu beschreiben (Situation /Task / Action / Result), oder nach der vereinfachten STAR-Methode: Herausforderung/ Umgang mit dieser Herausforderung / Ergebnis.
Beispiel KCI 4.5.10.6: Planung und Steuerung: „Eine Phase oder das Projekt abschließen und evaluieren“ nach STAR:
Situation: In unserem PM-Handbuch wird empfohlen, Lessons Learned am Ende des Projekts durchzuführen“. Unser Projekt hatte jedoch relativ lange Phasen nach dem Wasserfall Modell, daher war es wichtig, auch nach jeder Phase eine Bewertung der Ergebnisse und Lessons Learned durchzuführen.
Task: Wir wollten am Ende jeder Phase sicher sein, dass alle Phasenziele und die Voraussetzungen für die nächste Phase erfüllt sind.
Action: Daher habe ich am Ende jeder Phase einen Meilenstein eingeplant und einen Workshop mit dem Kernteam durchgeführt, die Phasen-Ergebnisse bewertet, eine Liste offener Punkte erstellt und den Start der neuen Phase freigegeben.
Result: Dadurch hatte ich auch deutliche Daten für den Lenkungsausschuss und wir konnten uns nach jeder Phase etwas verbessern.
Der gleiche KCI als Beispiel nach der vereinfachte STAR Methode:
Herausforderung: In unserem PM-Handbuch wird empfohlen, Lessons Learned am Ende des Projekts durchzuführen“. Unser Projekt hatte jedoch relativ lange Phasen nach dem Wasserfall Modell, daher war es wichtig, auch nach jeder Phase eine Bewertung der Ergebnisse und Lessons Learned durchzuführen.
Wir wollten am Ende jeder Phase sicher sein, dass alle Phasenziele und die Voraussetzungen für die nächste Phase erfüllt sind.
Umgang mit dieser Herausforderung: Daher habe ich am Ende jeder Phase einen Meilenstein eingeplant und einen Workshop mit dem Kernteam durchgeführt, die Phasen-Ergebnisse bewertet, eine Liste offener Punkte erstellt und den Start der neuen Phase freigegeben.
Ergebnis: Dadurch hatte ich auch deutliche Daten für den Lenkungsausschuss und wir konnten uns nach jeder Phase etwas verbessern.
Diese vereinfachte Struktur der STAR-Methode bietet übrigens PM-ZERT als Report-Template bei den Zertifizierungsunterlagen (siehe Link unten) an. Dabei werden die Herausforderung für das ganze CE und der Umgang und die Ergebnisse jeweils für die einzelnen KCI beschrieben.
So können Level-C Kandidaten beschreiben, wie sie im Rahmen ihrer Kompetenz gehandelt haben. Mit dieser Beschreibung erreichen sie (fast automatisch) die Kompetenzstufe 2 „Handeln“ und machen es so den Assessoren möglich, diese Kompetenz Audit-sicher anzuerkennen.
Die Kandidaten für die Level B-Zertifizierung haben es etwas schwieriger: sie müssen nicht nur beschreiben, wie sie gehandelt haben, sondern auch wie und was sie jeweils im Rahmen der geforderten Kompetenzstufe 3 gestaltet haben.
Die Empfehlung für die Strukturierung des Reports ist die gleiche, wie für Level-C-Kandidaten.
Das KCI im Beispiel oben 4.5.10.6: Planung und Steuerung: „Eine Phase oder das Projekt abschließen und evaluieren“ erfordert für Level-B Kandidaten Kompetenzstufe 3 „Gestalten“ und könnte für Level-B also z.B. so aussehen:
„Situation“ und „Task“ bzw. „Herausforderung“ und „Result“ bzw. „Ergebnis“ können wie oben für Level-C beschrieben werden.
„Action“ bzw. „Umgang mit der Herausforderung“ müsste allerdings z.B. so aussehen:
Daher habe ich am Ende jeder Phase einen Meilenstein eingeplant: in einem Workshop mit dem Kernteam haben wir die IST- mit den SOLL-Daten des magischen Dreiecks nach den definierten Qualitätskriterien verglichen und bewertet. Auf dieser Basis konnte ich entscheiden, ob wir den Start der neuen Phase freigeben können.
Es ist doch nicht so schwer, oder?
4. Empfehlung zu den Kompetenzstufen:
Machen Sie es sich und den Assessoren einfacher, indem Sie die „richtigen“ Verben für die Beschreibung ihrer Kompetenzen verwenden, so wie sie in zahlreichen Veröffentlichungen und auch in der Anleitung Z01 beschrieben sind – natürlich nur wenn sie so zu Ihrer Kompetenz passen:
Kompetenzstufe 1- Verstehen: Das weiß ich, das verstehe ich und kann es wiedergeben bzw. Beschreiben (auch wenn ich es selbst noch nicht angewendet habe).
Bloom-Stufe 1 – Wissen: angeben, aufzählen, benennen, vervollständigen, wiedergeben, bezeichnen
Bloom-Stufe 2– Verstehen: begründen, einordnen, ordnen, unterscheiden, vergleichen, wiedergeben, beschreiben
Kompetenzstufe 2 -Handeln: Darin bin ich geübt und in diesen Situationen kann ich sicher handeln.
Bloom-Stufe 3– Anwendung: anwenden, aufstellen, ausführen, berechnen, bestimmen, interpretieren, unterscheiden, verdeutlichen
Bloom-Stufe 4 – Analyse: ableiten, analysieren einkreisen, gegenüberstellen, gliedern, isolieren, klassifizieren, zerlegen, zuordnen
Kompetenzstufe 3 – Gestalten: In diesen Situationen kann ich nicht nur handeln, sondern bei Bedarf auch entsprechend sinnvoll gestalten.
Bloom-Stufe 5 – Synthese: abfassen, aufbauen, entwerfen, entwickeln, gestalten, kombinieren, konstruieren, lösen, organisieren, zusammenstellen
Bloom-Stufe 6 – Beurteilung/Evaluation: auswerten, beurteilen, bewerten, differenzieren, entscheiden, qualifizieren, urteilen, vergleichen, vertreten, widerlegen, folgern, gewichten, vereinfachen
6. Anmerkung zu Evidenz:
Der Zertifizierungsprozess nach ICB4 ist Evidenz-basiert. Der Kandidat (m/w) muss also in dem Zertifizierungsprozess glaubhaft Evidenz über jede geforderte Kompetenz nachweisen. Dies kann er im Report, in der schriftlichen Prüfung, im Workshop und letztendlich im abschließenden Interview tun.
Wenn Sie aber z.B. Folgendes schreiben „Risikomanagement wurde bei uns nicht explizit durchgeführt“ oder „in unserem Projekt wurde kein PSP erstellt“, haben Sie leider keine Evidenz für diese jeweilige Kompetenz nachgewiesen und dieser KCI kann auch trotz perfekt strukturierter Beschreibung und Begründung nicht anerkannt werden.
Die Projektleiter in agilen Projekten können die Situation im Projekt natürlich wie folgt beschreiben:
„In unserem Projekt wurde kein expliziter PSP erstellt, weil wir mit agilem Ansatz gearbeitet und daher anstelle eines PSP einen Backlog mit allen Leistungen aufgestellt und gepflegt haben“– dann wäre die die „agile Projektwelt“ auf die „klassische Welt“ gemappt und dem Assessoren möglich gemacht, diese Kompetenz anzuerkennen.
Auf Anregung von einigen Assessoren-Kollegen (m/w) möchte ich an dieser Stelle noch mal betonen, dass wir bei Level-C und -B persönliche Kompetenzen zertifizieren und kein theoretisches Wissen! Also bitte, liebe Zertifikanten, beschreiben Sie was Sie wirklich gemacht haben und nicht, was im Lehrbuch steht, das man machen sollte!
Huch, dieser Artikel ist ziemlich lang geworden! Er wurde teilweise aus meinem Frust über die abgewiesenen Reports genährt… Ich hoffe jedoch, dass er hilfreich ist und sowohl den Kandidaten als auch uns Assessoren das Leben leichter macht?!
Bitte schreibt mir hier unten ein Kommentar oder Anmerkung, wie diese Beschreibung bei euch angekommen ist – ich würde mich sehr freuen!
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Weitere Quellen:
ICB4 – Handbuch:
Erklärung der STAR Methode:
https://de.wikipedia.org/wiki/Star-Methode
PM-ZERT Unterlagen zur Prüfungsanmeldung:
https://www.pm-zert.de/anmeldung/anmeldeunterlagen
Normen und Standards bei der GPM:
https://www.gpm-ipma.de/know_how/pm_normen_und_standards/standard_icb_4.html