ICB4-Reports: Projektmanager-Zertifikanten kämpfen mit Bloom

Sandra Bartsch-Beuerlein PM-ZERT 12 Comments

Dieser Artikel ist für die Kandidaten (m/w) geschrieben, die sich als Projektmanager nach dem ICB4 Standard zertifizieren lassen wollen und enthält meine persönlichen Empfehlungen. 

Problemlösung bei ICB4 Reports

Für die Berichte (nachfolgend wie in den Unterlagen „Reports“ genannt), die für eine IPMA / GPM-Zertifizierung der Projektmanager abgegeben werden müssen, gelten nach dem neuen Standard ICB4 die sogenannten Bloom-Stufen der Kompetenzdarstellung.

Benjamin Bloom ist vor allem bei den Pädagogen bekannt, die seine 6-Stufige Taxonomie im kognitiven Lernbereich (Wissen und intellektuelle Fähigkeiten) anwenden. Bloom hatte für die Lernziele auch eine affektive und eine psychomotorische Taxonomie erstellt. Das IPMA/GPM ICB4 Projektteam hatte aus dieser Taxonomie den kognitiven Teil aufgegriffen, um die notwendigen Kompetenzen bezüglich der einzelnen KCIs (Key Competence Indicators) zu definieren.

Leider tun sich auch die wirklich erfahrenen Projektmanager schwer, ihre Kompetenzen in ihrem Report nach dieser Taxonomie darzustellen. Wenn man sieht, dass die Projektmanager zum großen Teil Ingenieure, IT-Leute oder Betriebsfachleute sind (also keine Pädagogen), ist es auch nicht weiter überraschend. Nun ist aber der Bericht ein Pflicht-Teil für die Zertifizierung und muss unbedingt bestanden sein, damit die Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen werden kann. Also muss man durch. Das ist derzeit gleichermaßen frustrierend sowohl für die Zertifikanten als auch für die Assessoren.

Inzwischen habe ich als Assessorin einige Reports nach ICB4 bewerten und leider abweisen müssen. Daher versuche ich also in diesem Blog (ohne „klugscheißen“ zu wollen) einige Tipps zum Schreiben dieser Reports abzugeben, mit der Hoffnung, dass wir alle den „Bloom-Kampf“ künftig besser bewältigen.

Nachfolgend also meine persönlichen Empfehlungen an die Zertifikanten:

1. Empfehlung zum Schreibstil:

Der Report für die Zertifizierung (Level C oder Level B) ist keine wissenschaftliche Arbeit, sondern soll IHRE Kompetenzen beschreiben. Verwenden Sie daher keine in der Fachliteratur empfohlene Formulierungen in dritter Person, wie „nach der Risiko-Analyse wurden Maßnahmen definiert“oder „man hatte die Entscheidung getroffen“.  Schreiben Sie lieber „nach der Risikoanalyse habe ich mit dem Kernteam entsprechende Maßnahmen definiert“ oder „auf Basis der Daten habe ich folgende Entscheidung getroffen“ oder „ich habe die Entscheidungsvorlage für den Lenkungsausschuss erstellt und die Entscheidung durchgesetzt“.

Die Assessoren müssen IHRE Kompetenzen erkennen! Beschreiben Sie daher, was SIE als Projektleiter getan und entschieden haben! 

2. Empfehlung zur Anzahl der beschriebenen Indikatoren (KCI):

Klar, Sie wollen nicht zu viel Arbeit investieren und mit möglich wenig Aufwand Ihre Kompetenzen ausreichend darstellen. Bedenken Sie jedoch, dass sie mindestens 10 von den bearbeiteten 20 Kompetenzelementen (Competence Element, CE) für Level C bzw. 11 von 22 für Level B bestehen müssen. Ein CE ist bestanden, wenn mindestens die HÄLFTE seiner KCIs bestanden ist. Diese „Hälfte“ wird aber aufgerundet: wenn also ein CE 5 KCI hat, müssen mindestens 3 KCI bestanden sein, damit der CE anerkannt wird. Wenn Sie z.B. für ein CE mit 5 KCIs nur 2 KCIs beschreiben, war die ganze Arbeit umsonst, weil Sie keine Chance hatten zu bestehen. Wenn Sie es wirklich schaffen, die minimale Auswahl an KCIs (hier also als Beispiel 3 von 5) überzeugend darzustellen, freuen sich auch die Assessoren. Wenn allerdings ein einziger KCI nicht überzeugend beschrieben ist, ist das ganze CE nicht bestanden! Beschreiben Sie daher lieber immer einen KCI mehr als notwendig.

3. Empfehlung zum Inhalt

Aus dem Namen des KCI ist vielleicht nicht immer klar, welche Maßnahmen genau der Zertifikant beschreiben sollte, um belastbare Evidenz zu seiner Kompetenz nachzuweisen. Es ist hilfreich, hier das ICB4 Handbuch aufzuschlagen: bei jedem KCI ist eine Liste mit Maßnahmen bzw. Messgrößen aufgeführt, die von den Assessoren zur Beurteilung der Evidenz für den jeweiligen KCI herangezogen werden.

Beispiel bei dem KCI 4.5.10.6: Planung und Steuerung: „Eine Phase oder das Projekt abschließen und evaluieren“ sind im ICB4 Handbuch folgende Messgrößen aufgelistet:

  • Organisiert den Prozess des Phasen- oder des Projektabschlusses 
  • Organisiert und moderiert einen Projektphasen- oder Projektabschluss-Workshop 
  • Moderiert die Projektevaluierung 
  • Erstellt einen Lessons Learned Bericht über die Projektphase oder das Projekt 

Diese Liste kann der Zertifikant als eine Art Checkliste für seinen Report verwenden, um seine Kompetenzen mit konkreten Beispielen aus seinem Projekt aussagefähig zu beschreiben.

4. Empfehlung zur Struktur:

Die Kandidaten für Level C-Zertifizierunghaben es gut. Wenn Sie die in der Anleitung empfohlene Strukturierung befolgen und in erster Person schreiben, haben sie (fast) automatisch Bloom Stufe 3 beschrieben und daher mit großer Wahrscheinlichkeit den Report bestanden.

Die PM-ZERT Anleitung Z01C sagt: die Kompetenz-Indikatoren entweder nach der STAR Methode zu beschreiben (Situation /Task / Action / Result), oder nach der vereinfachten STAR-Methode: Herausforderung/ Umgang mit dieser Herausforderung / Ergebnis.

Beispiel KCI 4.5.10.6: Planung und Steuerung: „Eine Phase oder das Projekt abschließen und evaluieren“ nach STAR:

Situation:In unserem PM-Handbuch wird empfohlen, Lessons Learned am Ende des Projekts durchzuführen“. Unser Projekt hatte jedoch relativ lange Phasen nach dem Wasserfall Modell, daher war es wichtig, auch nach jeder Phase eine Bewertung der Ergebnisse und Lessons Learned durchzuführen.

Task: Wir wolltenam Ende jeder Phase sicher sein, dass alle Phasenziele und die Voraussetzungen für die nächste Phase erfüllt sind.  

Action: Daher habe ich am Ende jeder Phase einen Meilenstein eingeplant und einen Workshop mit dem Kernteam durchgeführt, die Phasen-Ergebnisse bewertet, eine Liste offener Punkte erstellt und den Start der neuen Phase freigegeben.

Result: Dadurch hatte ich auch deutliche Daten für den Lenkungsausschuss und wir konnten uns nach jeder Phase etwas verbessern.

Der gleiche KCI als Beispiel nach der vereinfachte STAR Methode: 

Herausforderung:In unserem PM-Handbuch wird empfohlen, Lessons Learned am Ende des Projekts durchzuführen“. Unser Projekt hatte jedoch relativ lange Phasen nach dem Wasserfall Modell, daher war es wichtig, auch nach jeder Phase eine Bewertung der Ergebnisse und Lessons Learned durchzuführen.

Wir wollten am Ende jeder Phase sicher sein, dass alle Phasenziele und die Voraussetzungen für die nächste Phase erfüllt sind.  

Umgang mit dieser Herausforderung:Daher habe ich am Ende jeder Phase einen Meilenstein eingeplant und einen Workshop mit dem Kernteam durchgeführt, die Phasen-Ergebnisse bewertet, eine Liste offener Punkte erstellt und den Start der neuen Phase freigegeben.

Ergebnis: Dadurch hatte ich auch deutliche Daten für den Lenkungsausschuss und wir konnten uns nach jeder Phase etwas verbessern.

So können Level-C Kandidaten beschreiben, wie sie ihre diesbezügliche Kompetenz angewendet haben. Mit dieser Beschreibung erreichen sie (fast automatisch) die Bloom-Stufe 3 „Anwendung“ und machen es so den Assessoren möglich, diese Kompetenz Audit-sicher anzuerkennen.

Die Kandidaten für die Level B-Zertifizierung haben es etwas schwieriger: sie müssen nicht nur beschreiben, wie sie ihre Kompetenz angewendet, sondern auch wie sie die jeweilig geforderte Bloom Stufe erfüllt haben. (Eine hilfreiche Beschreibung der Bloom-Taxonomie im kognitiven Bereich finden sie z.B. hier oder hier.)

Die Empfehlung für die Strukturierung des Reports ist die gleiche, wie für Level-C-Kandidaten.

Das KCI im Beispiel oben 4.5.10.6: Planung und Steuerung: „Eine Phase oder das Projekt abschließen und evaluieren“ erfordert für Level-B Kandidaten Bloom Stufe 6 „Beurteilung / Evaluation“ und könnte für Level-B also z.B. so aussehen:

„Situation“ und „Task“ bzw.  „Herausforderung“ und „Result“ bzw. „Ergebnis“ können wie oben für Level-C beschrieben werden.

 „Action“ bzw. „Umgang mit der Herausforderung“ müsste allerdings z.B. so aussehen: 

Daher habe ich am Ende jeder Phase einen Meilenstein eingeplant: in einem Workshop mit dem Kernteam haben wir die IST- mit den SOLL Daten des magischen Dreiecks nach den definierten Qualitätskriterien verglichen und bewertet. Auf dieser Basis konnte ich entscheiden, ob wir den Start der neuen Phase freigeben können.

 Es ist doch nicht so schwer, oder?

5. Empfehlung zu Bloom Stufen:

Machen Sie es sich und den Assessoren einfacher, indem Sie die „richtigen“ Verben für die Beschreibung ihrer Kompetenzen verwenden, so wie sie in zahlreichen Veröffentlichungen und auch in der Anleitung Z01 beschrieben sind – natürlich nur wenn sie so zu Ihrer Kompetenz passen: 

Bloom-Stufe 2– Verstehen: begründen, einordnen, ordnen, unterscheiden, vergleichen, wiedergeben, beschreiben

Bloom-Stufe 3– Anwendung: anwenden, aufstellen, ausführen, berechnen, bestimmen, interpretieren, unterscheiden, verdeutlichen

Bloom-Stufe 4 – Analyse: ableiten, analysieren einkreisen, gegenüberstellen, gliedern, isolieren, klassifizieren, zerlegen, zuordnen

Bloom-Stufe 5 – Synthese: abfassen, aufbauen, entwerfen, entwickeln, gestalten, kombinieren, konstruieren, lösen, organisieren, zusammenstellen

Bloom-Stufe 6 – Beurteilung/Evaluation: auswerten, beurteilen, bewerten, differenzieren, entscheiden, qualifizieren, urteilen, vergleichen, vertreten, widerlegen, folgern, gewichten, vereinfachen

(Eine hilfreiche Beschreibung der Bloom-Taxonomie im kognitiven Bereich finden sie z.B. hier oder hier.)

6. Anmerkung zu Evidenz:

Der Zertifizierungsprozess nach ICB4 ist Evidenz-basiert. Der Kandidat (m/w) muss also in dem Zertifizierungsprozess glaubhaft Evidenz über jede geforderte Kompetenz nachweisen. Dies kann er im Report, in der schriftlichen Prüfung, im Workshop und letztendlich im abschließenden Interview tun. 

Wenn Sie aber z.B. Folgendes schreiben „Risikomanagement wurde bei uns nicht explizit durchgeführt“ oder „in unserem Projekt wurde kein PSP erstellt“, haben Sie leider keine Evidenz für diese jeweilige Kompetenz nachgewiesen und dieser KCI kann auch trotz perfekt strukturierter Beschreibung nicht anerkannt werden.

Die Projektleiter in agilen Projekten können die Situation im Projekt natürlich wie folgt beschreiben:
 „In unserem Projekt wurde kein expliziter PSP erstellt, weil wir mit agilem Ansatz gearbeitet und daher anstelle eines PSP einen Backlog mit allen Leistungen aufgestellt und gepflegt haben“– dann wäre z.B. die „klassische Welt“ auf die „agile Projektwelt“ gemappt und dem Assessoren möglich gemacht, diese Kompetenz anzuerkennen.

Auf Anregung von einigen Assessoren-Kollegen möchte ich an dieser Stelle noch mal betonen, dass wir bei Level-C und -B persönliche Kompetenzen zertifizieren und kein theoretisches Wissen! Also bitte, liebe Zertifikanten, beschreiben Sie was Sie wirklich gemacht haben und nicht, was im Lehrbuch steht, das man machen sollte!

Huch, dieser Artikel ist ziemlich lang geworden! Er wurde auch teilweise aus meinem Frust über die abgewiesenen Reports genährt…  Ich hoffe jedoch, dass er hilfreich ist und sowohl den Kandidaten als auch uns Assessoren das Leben leichter macht?! 

Bitte schreibt mir ein Kommentar oder Anmerkung, wie diese Beschreibung bei euch angekommen ist – ich würde mich sehr freuen! 

Comments 12

  1. Hallo Sandra,
    Dies ist eine gute und übersichtliche Darstellung der Anforderungen an einen Report. Wichtige Punkte sind der Umgang mit den Bloom-Stufen und die Anwendung der (verkürzten) STARmethode. Vielen Dank auch für die Beispiele und der Hinweis auf die „ICH“-Form.

    1. Post
      Author

      Hallo Wulff, vielen Dank für dieses positive Feedback, es bedeutet mir viel, denn ich weiss, dass Du auch bereits genug Erfahrung mit ICB4 Reports gemacht hast!

  2. Hallo Sandra,
    Finde ich eine super Zusammenfassung ggf sollten wir die Trainer drauf aufmerksam machen.
    Grüsse Maja

    1. Post
      Author

      Hallo Maja, vielen Dank für Dein Lob! Die Idee, auch die Trainer darauf aufmerksam zu machen, finde ich sehr gut, ich muss mir nur noch überlegen, wie am besten!?

  3. Hallo Sandra,
    tolle Aufstellung und mit Sicherheit eine wertvolle Hilfestellung für Zertifikanten.
    Ich habe noch eine Anregung zu Punkt 6: Mir ist in einigen Reports bereits aufgefallen, dass Theorie oder „Lehrbuchmeinung“ wieder gegeben wird (vor allem, wenn keine Evidenz vorhanden ist ;).
    Über einen expliziten Hinweis, dass keine Theorie als Evidenz „verkauft“ wird, könnte dem entgegen wirken.
    Auch unterstütze ich den Vorschlag, dies als Leitfaden den Trainern zur Verfügung zu stellen.
    Liebe Grüße und ich freue mich auf unsere gemeinsame Runde in starken zwei Wochen
    Heiko

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      Hallo Heiko, vielen Dank für Dein Feedback und Deine Anregungen! Eigentlich dachte ich, dass es jedem klar sein müsste, dass wir auf Level C und B persönliche Kompetenzen zertifizieren und nicht das theoretische Wissen…. Aber Du hast Recht, ich werde es noch als expliziten Hinweis einfügen.
      Ich freue mich auf weiteren Austausch!

  4. Liebe Sandra,
    danke für die konkreten Hinweise, die unseren Schulungsteilnehmern die wir zur Zertifizierung vorbereiten und mir einen sehr guten Leitfaden schenken.
    Da die ICB4 ja den konkreten Menschen in seiner Persönlichkeit und Erfahrung anspricht ist es toll so einfache Hinweise „Schreib im ich“ oder „nütz die Verben“ zu erleben.
    Gerne gebe ich Deine Hinweise weiter.
    Freue mich, wenn Du mir das Dokument überlassen könntest?
    Ich wünsche mir im Prozess der Veränderung, dass alle Betroffenen miteinander in Anlehnung an die Werte der GPM handeln und sich beteiligen.
    – Fördern & Entwickeln, Ganzheitliches Denken, Offene Kommunikation, Professionalität!
    Ja, dass hast Du alles getroffen. Weiter so!

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      Lieber Wolfram, ich freue mich sehr über Deine anerkennenden Worte! Da hat sich der Aufwand, den ich hatte, um meine Empfehlungen aufzuschreiben schon mal gelohnt. Sehr gerne schicke ich Dir den Empfehlungstext als PDF-Dokument und hoffe, dass „Deine“ Zertifikanten nur noch super gute Reports schreiben! Du hast mich jetzt echt motiviert, weiter an Empfehlungen zu der ICB4 zu arbeiten…

  5. Hallo Sandra,
    warum hast Du das nicht schon früher geschrieben und verteilt? Dann wäre so manches Missverständnis oder Unsicherheit gar nicht erst entstanden.
    Tolle Leistung, vielen Dank.

    Liebe Grüsse
    Dietmar

    1. Post
      Author

      Hallo Dietmar, vielen Dank für Deinen Kommentar! Den nehme ich insgesamt als eine positive Anregung, mir noch mehr Gedanken zu machen, was wir noch besser machen können. Als kleines „Dankeschön“ schicke ich Dir den Text jetzt auch als PDF zum Verteilen oder zitieren.

  6. Liebe Sandra,

    Dir ist da eine gute Darstellung gelungen. Inhaltlich scheint sie mir die richtigen Punkte aufzugreifen, also die tatsächlich häufig auftretenden Probleme. Dabei hast Du es geschafft, die konplexe Materie anschaulich und gewinnend darzustellen. Ich wünsche dem Text weite Verbreitung und dass er von den Autoren von Reports „beherzigt“ wird – dann werden wir alleb Beteiligten in Zukunft manche Enttäuschung und Nacharbeit sparen können!
    Eigentlich sollten die Kernpunkte auch Eingang in dei Leitfäden für die Kandidaten finden , oder?

    Viele Grüße
    Andreas

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      Author

      Lieber Andreas, vielen Dank für diese positive Zusammenfassung und möge sich Dein Wunsch erfüllen!

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